Aprovizionarea departamentului de contabilitate cu produse de birotica si papetarie nu se numara deloc printre cele mai simple sarcini ale unei firme.
De la cele mai importante formulare tipizate pana la obiectele simple de arhivare, fiecare piesa are rolul ei esential, exact ca intr-un puzzle. Cu siguranta nu exista alt birou in firma care sa foloseasca la fel de multe tipuri de documente cum se intampla in departamentul financiar-contabil. Ca sa nu mai mentionam despre responsabilitatea pe care o au angajatii din acest domeniu de activitate. Doar o organizare ca la carte te va ajuta sa ai mereu pe stoc registru de intrari-iesiri, facturier, bon de consum, decont de cheltuieli si alte formulare tipizate importante.
Iata care sunt cele mai utile produse de birotica si papetarie intr-un birou de contabilitate si cat timp trebuie pastrate potrivit legislatiei in vigoare! Drept bonus, impartasim cu tine cateva idei de organizare care te vor ajuta sa fii mai productiv.
Formularele tipizate – produsele de papetarie sfinte pentru orice contabil
Cele mai utilizate documente contabile justificative sunt facturile, bonurile fiscale, chitantele si extrasele de cont. La aceste se mai adauga si deconturile de cheltuieli, notele de intrare-receptie, procesele verbale, foile de parcurs, dispozitiile de incasare si de plata. Toate aceste documente contabile si multe altele trebuie organizate cu sfintenie, avand in vedere ca legea prevede ca trebuie pastrate cinci, zece sau chiar 50 de ani, in functie de tipul acestora.
Spre exemplu, termenul de păstrare a statelor de salarii este de 50 de ani, iar termenul de păstrare a registrelor şi a celorlalte documente financiar-contabile este de 10 ani, potrivit OMFP nr. 2.634/2015.
Iata documentele financiar-contabile care trebuie pastrate timp de 5 ani:
- nota de receptie si constatare de diferente;
- bon de predare, transfer, restituire;
- bon de consum;
- bon de consum (colectiv);
- lista zilnica de alimente;
- dispozitie de livrare;
- fisa de magazie;
- lista de inventariere;
- lista de inventariere (pentru gestiuni global-valorice);
- chitanta;
- chitanta pentru operatiuni in valuta;
- dispozitie de plata/incasare catre casierie;
- borderou de achizitie;
- borderou de achizitie (de la producatori individuali);
- decont pentru operatiuni in participatie;
- ordin de deplasare (delegatie);
- ordin de deplasare (delegatie) in strainatate (transporturi internationale);
- decont de cheltuieli (pentru deplasari externe);
- decont de cheltuieli valutare (transporturi internationale);
- nota de debitare/creditare;
- fisa de cont pentru operatiuni diverse;
- fisa de cont pentru operatiuni diverse (in valuta si lei);
- decizie de imputare;
- angajament de plata.
Pastrarea documentelor justificative, a registrelor de contabilitate si a celorlalte documente financiar-contabile se face, dupa caz, la domiciliul fiscal, la sediul social sau la sediile secundare, pe hartie sau pe suport electronic.
In cazul in care evidenta contabila este tinuta cu ajutorul programelor informatice, documentele se pot pastra pe suporturi tehnice, pe durata termenelor prevazute de legislatia in vigoare, cu conditia sa poata fi listate in orice moment, in functie de necesitatile entitatii sau la cererea organelor de control.
Actele care atesta provenienta unor bunuri cu durata de viata mai mare de 5 ani se pastreaza pe perioada corespunzatoare duratei de viata utila a acestora.
Sfaturi pentru arhivarea actelor contabile
Arhivarea documentelor financiar-contabile in format hartie se face in conformitate cu prevederile legale in vigoare.
Documentele se grupeaza in dosare, numerotate si snuruite. Gruparea acestora in dosare se face cronologic si sistematic. Dosarele astfel arhivate se pastreaza in spatii amenajate in acest scop, asigurate impotriva degradarii, distrugerii sau sustragerii, dotate cu mijloace de prevenire a incendiilor.
Pentru organizare si pastrare, se vor dovedi extrem de utile bibliorafturile, cutiile de arhivare, alonjele, indexurile si intercalatoarele. Gasesti toate produsele de care ai nevoie in sectiunea de arhivare de pe papetarie.ro, unde ai la dispozitie o gama bogata de produse de birotica.
