Dotare cu casa de marcat. Care sunt pasii de urmat?

Agentii economici care livreaza bunuri catre populatie sau/si presteaza servicii catre populatie cu caracter permanent au obligatia dotarii cu casa de marcat. 

Dezbatem in continuare cazul unui SRL platitor de TVA, care are codul CAEN 4641 (comert cu materiale textile).
Ce demersuri trebuie intreprinse pentru dotarea cu casa de marcat, dar si ce documente trebuie apoi intocmite, ne explica in continuare specialistul Ionut Jinga. 

Daca se emite bon fiscal, mai avem voie sa dam chitanta celor care cumpara pe persoana juridica cu factura direct fara a mai bate pe casa pentru persoanele juridice?

Dotare cu casa de marcat - pasi: raspunsul specialistului 

Trebuie sa luati legatura cu un distribuitor autorizat de aparate de marcat electronice fiscale care va efectua formalitatile privind fiscalizarea casei de marcat (luarea in evidenta de organul fiscal teritorial) si conectarea casei de marcat la serverele ANAF.

Nu se va mai intocmi declaratia lunara A4200 privind incasarile pe baza casei de marcat, intrucat datele se preiau automat de catre ANAF prin conectarea online.

Conform ORDIN ANAF nr. 435/2021 din 25 martie 2021 privind aprobarea Procedurii de conectare a aparatelor de marcat electronice fiscale, definite la art. 3 alin. (2) din Ordonanta de urgenta a Guvernului nr. 28/1999 privind obligatia operatorilor economici de a utiliza aparate de marcat electronice fiscale, la sistemul informatic national de supraveghere si monitorizare a datelor fiscale al Agentiei Nationale de Administrare Fiscala, toate aparatele de marcat electronice fiscale trebuie sa se racordeze la serverele ANAF. Singura exceptie este valabila doar pentru  operatorii economici care utilizeaza aparate de marcat electronice fiscale instalate in zone nedeservite de retele de comunicatii electronice, care au obligatia completarii si transmiterii unei declaratii in acest sens.

Conform Ordinului ANAF 627/2018 privind aprobarea procedurii de transmitere a datelor prevazute la art. 3 alin. (1) lit. a) sau art. 3 alin. (2) lit. a), b) sau c), dupa caz, respectiv cele prevazute la art. 3 alin. (1) lit. b) si c) din anexa nr. 11 la Normele metodologice pentru aplicarea Ordonantei de urgenta a Guvernului nr. 28/1999 privind obligatia operatorilor economici de a utiliza aparate de marcat electronice fiscale, aprobate prin Hotararea Guvernului nr. 479/2003, catre Agentia Nationala de Administrare Fiscala

,,In situatia in care exista aparate de marcat electronice fiscale neutilizate, prin exceptie de la prevederile art. 1 si 2, utilizatorii au obligatia de a informa organul fiscal prin completarea si transmiterea "Declaratiei privind aparatele de marcat electronice fiscale neutilizate", al carei model este prevazut in anexa care face parte integranta din prezenta procedura’’.

Ghidul practic al contabilitatii in 2024 Legislatie explicata - Exemple detaliate - Monografii contabile complete

Vezi AICI detalii

Bugete cash flow rentabilitate risc - ghid practic

Vezi AICI detalii

Cartea Verde a PFA Contabilitatea si obligatiile fiscale

Vezi AICI detalii

Prin urmare, exista obligatia conectarii casei de marcat la serverele ANAF, pe perioada neutizarii depunandu-se declaratia F4109 (DACA NU A FOST UTILIZATA NICI MACAR O ZI DIN LUNA RESPECTIVA).

Conform art 62 din Hotararea nr. 479/2003 privind aprobarea Normelor metodologice pentru aplicarea Ordonantei de urgenta a Guvernului nr. 28/1999 privind obligatia agentilor economici de a utiliza aparate de marcat electronice fiscale

,,(1) In cazul incetarii activitatilor de livrari de bunuri cu amanuntul si prestari de servicii direct catre populatie, utilizatorii aparatelor de marcat electronice fiscale definite la art. 3 alin. (1) din ordonanta de urgenta vor solicita in scris organului fiscal care a atribuit numarul de ordine anularea acestuia, anexand la cerere documente probatoare ale motivelor incetarii activitatii, respectiv inchiderea punctului de lucru, instrainarea aparatului, lichidarea, dizolvarea, fuziunea, divizarea societatii sau altele, dupa caz. Utilizatorii aflati in aceasta situatie sunt obligati sa arhiveze memoria fiscala pe perioada prevazuta de lege.
(2) Conform prevederilor alin. (1) se va proceda si in cazul transferarii unui aparat de marcat electronic fiscal instalat de la un punct de lucru la altul situat in judete diferite, ambele puncte de lucru apartinand aceluiasi utilizator. Pentru instalarea aparatului in cauza se urmeaza procedura prevazuta de prezentele norme metodologice.

(3) Prevederile alin. (1), cu exceptia celei referitoare la arhivarea memoriei, sunt aplicabile si in cazul pierderii, furtului sau distrugerii aparatului de marcat electronic fiscal instalat.
(4) Prevederile alin. (1) nu sunt aplicabile utilizatorilor aflati in inactivitate temporara anuntata organelor fiscale, potrivit legii’’.

Conform Ghidului cu privire la inregistrarea informatiilor privind aparatele de marcat:

,,Utilizatorii informeaza organul fiscal competent - prin transmiterea unei notificari, denumita in continuare formularul „F4105” - cu privire la aparitia unei situatii precum: schimbarea locului de utilizare a aparatului intre puncte de lucru ale aceluiasi operator economic, furtul/disparitia/distrugerea aparatului de marcat electronic fiscal,instrainarea aparatului de marcat electronic fiscal,inchiderea punctului de lucru, incetarea activitatii prin lichidarea, dizolvarea, fuziunea, divizarea operatorului economic sau altele, dupa caz. Notificarea trebuie transmisa organului fiscal competent, in termen de maximum 5 zile lucratoare de la data la care a aparut situatia’’.

In situatia in care societatea inceteaza activitatea sau punctul de lucru s-a inchis, poate solicita prin cerere adresata organului fiscal, defiscalizarea aparatului de marcat si predarea memoriei fiscale, in baza unui Proces verbal/note de constatatare in care sa prezinte motivul solicitarii, precum si a documentatiei de mai jos:

 Dosarul pentru defiscalizare trebuie sa contina urmatoarele documente:

– Cartea de Interventii;
– Registrul special al casei de marcat;
– Certificat de inmatriculare (copie);
– Certificat fiscal (CIF – copie);
– Cerere ANAF – document tip;
– Declaratie de instalare – copie si original;
– Adresa DGFP (numar ordine ANAF) – copie si original;
– Proces verbal in care se mentioneaza motivele pentru care se solicita defiscalizarea
– Act identitate reprezentant societate;
– Delegatie a persoanei care preia memoria fiscala.

Referitor la documentul eliberat pentru incasarile de la persoane juridice

Potrivit art 1 din Ordonanta de urgenta nr. 28/1999 privind obligatia operatorilor economici de a utiliza aparate de marcat electronice fiscale

,,(1) Operatorii economici care incaseaza, integral sau partial, cu numerar sau prin utilizarea cardurilor de credit/debit sau a substitutelor de numerar contravaloarea bunurilor livrate cu amanuntul, precum si a prestarilor de servicii efectuate direct catre populatie sunt obligati sa utilizeze aparate de marcat electronice fiscale.
(2) Operatorii economici prevazuti la alin. (1), denumiti in continuare utilizatori, cu exceptia celor care utilizeaza aparate de marcat electronice fiscale care potrivit prevederilor art. 3 alin. (21) nu inglobeaza constructiv dispozitivul de imprimare, au obligatia sa emita bonuri fiscale cu aparate de marcat electronice fiscale si sa le inmaneze clientilor. La solicitarea clientilor, utilizatorii vor elibera acestora si factura’’.

Asadar, avand in vedere prevederile alin 2, operatorii economici care au obligatia de a se dota cu aparate de marcat electronice fiscal (din cauza faptului ca efectueaza incasari in numerar de la persoane fizice) au obligatia sa emita bonuri fiscale (ordonanta de urgenta nu specifica faptul ca aceste bonuri trebuie emise numai in situatia incasarilor de la persoane fizice), factura fiind eliberata numai la solicitarea clientilor.

De asemenea, art 1 alin 9 din OUG 28/1999, interzice operatorilor economici care, potrivit legii, au obligatia de a utiliza aparate de marcat electronice fiscale si de a emite bonuri fiscale cu acestea, sa inmaneze clientilor documente care atesta plata contravalorii bunurilor achizitionate sau serviciilor prestate, altele decat bonurile fiscale, cu exceptia situatiei prevazute la alin. (8). Alin 8 al art 1 din OUG 28/1999 prevede situatia de exceptie in care aparatul de marcat s-a defectat, caz in care se elibereaza chitante pana la repunerea aparatului in functiune.

Si art 2 din HG 479/2003 (Norme metodologice de aplicare a OUG 28/1999), prevede faptul ca utilizatorii caselor de marcat au obligatia sa emita clientilor (indiferent daca sunt persoane fizice sau juridice), bonuri fiscale pentru toate serviciile prestate.
 
Prin urmare, societatile obligate sa se doteze cu aparate de marcat vor elibera bon fiscal atat clientilor persoane fizice cat si juridice.

Chitanta se va elibera numai in cazul defectarii aparatului de marcat, asa cum prevede OUG 28/1999.

Raspuns oferit pe portalcontabilitate.ro de Ionut Jinga, consultant fiscal.