8.5. Noutati privind intocmirea documentelor

Cuvinte cheie:

• elemente obligatorii factura fiscala
• firme neinregistrate ca platitor de TVA
• firme inactive
• reactivarea
• conditii pentru editarea facturii in 2 exemplare
• conditii pentru editarea facturii intr-un exemplar
• cod intern unic de identificare
• elementele procesului-verbal de casare
• baza legala
• plafon zilnic maxim
• 

  Ghidul practic al contabilului din domeniul constructiilor

  Vezi AICI detalii

  

  Manual de politici contabile - Stick USB

  Vezi AICI detalii

  

  Consilier Taxe si Impozite pentru Contabili 12 actualizari

  Vezi AICI detalii
  plati cate retelele Cash & Carry
• restituirea sumelor
• plati cu card
• incasari in numerar .

FACTURA FISCALA

Pe langa mentiunile specificate in paginile anterioare (V19/003), factura fiscala trebuie sa cuprinda obligatoriu si urmatoarele informatii:

• pretul unitar fara T.V.A. si baza de impozitare pentru fiecare cota sau scutire; elemente
• cota de T.V.A. aplicata sau mentiunile: scutit cu drept de deducere, scutit fara obligatorii drept de deducere, neimpozabil, supus regulilor speciale, dupa caz. Pentru operatiunile supuse taxarii inverse se mentioneaza obligatoriu ,,taxare inversa“;
• suma T.V.A. de plata pentru operatiunile taxabile.

IMPORTANT:

Termenul de emitere a facturii fiscale pentru prestarile de servicii, s-a modificat in sensul ca, daca pana la 1 ianuarie 2005 era obligatorie emiterea facturii pana la data de 15 a lunii urmatoare, dupa aceasta data factura trebuie emisa pana cel tarziu la finele lunii in care prestarea a fost efectuata.

Nu au obligatia sa emita facturi fiscale persoanele impozabile cu regim mixt pentru operatiunile scutite fara drept de deducere sau care nu se cuprind in sfera de aplicare a T.V.A.

ATENTIE!

Daca totusi utilizati facturi fiscale pentru evidentierea livrarilor de bunuri si prestarilor de servicii scutite fara drept de deducere sau care nu se cuprind in sfera de aplicare a T.V.A., aveti obligatia sa inscrieti in dreptul operatiunii mentiunea ,,scutit fara drept de deducere“ sau ,,neimpozabil“.

Nu au dreptul sa emita factura fiscala si nici sa inscrie T.V.A. pentru livrarile de bunuri sau prestarile de servicii efectuate:

• firmele care nu sunt inregistrate ca platitor de T.V.A. Daca se colecteaza T.V.A., suma incasata de la beneficiar trebuie virata integral la bugetul general consolidat. Beneficiarul nu are drept de deducere a taxei achitate firme furnizorului, dar are posibilitatea sa solicite restituirea de la bugetul general consolidat a taxei nedatorate, dar achitate de furnizor. La cererea de restituire a ca platitor de T.V.A., beneficiarul trebuie sa anexeze documentul de plata a T.V.A. achitate de T.V.A. furnizor;
• firmele inactive ale caror certificate de inregistrare fiscala au fost suspendate prin ordin al presedintelui Agentiei Nationale de Administrare Fiscala. Daca se colecteaza T.V.A. pe baza facturilor emise, riscul apartine beneficiarului care nu are drept de deducere a T.V.A.

ATENTIE!

O firma este considerata inactiva daca in decurs de 12 luni consecutive:

a. nu a depus declaratii fiscale si situatii financiare;

b. nu a efectuat plati;

c. nu a prezentat solicitari organului fiscal.

Firmele din aceasta categorie sunt inregistrate in evidenta speciala a organului fiscal teritorial si se supun inspectiei fiscale in termen de maximum 3 luni de la data inregistrarii in evidenta speciala.

De asemenea, organul fiscal suspenda certificatul de inregistrare fiscala a firmelor pe intreaga perioada de inactivitate.

Firmele inactive se reactiveaza incepand cu data la care: ✔ depun o declaratie fiscala sau situatie financiara;

• efectueaza o plata voluntara;
• formuleaza o solicitare organelor fiscale;
• organul fiscal constata ca acesta desfasoara activitati supuse legii fiscale.

INTOCMIREA FACTURII

Ca regula generala, formularele de factura si factura fiscala se intocmesc in t rei exemplare. Prin ordine ale ministrului finantelor s-au reglementat conditiile ce trebuie indeplinite pentru intocmirea acestora in doua exemplare sau intr-un exemplar.

Pentru editarea in doua exemplare trebuie indeplinite urmatoarele conditii cumulative:

• se face dovada ca exemplarul 3 nu este necesar conform procedurilor proprii privind organizarea si conducerea contabilitatii;
• sistemul informatic utilizat la editarea facturilor este un sistem integrat care asigura la serviciul de desfacere o evidenta proprie din care rezulta toate informatiile referitoare la facturile emise.
•  Sistemul informatic intregrat trebuie sa indeplineasca la randul sau urmatoarele conditii: sa utilizeze o baza de date;
• sa fie alcatuit din programe informatice care cuprind activitatile tuturor compartimentelor functionale din firma;
• sa fie prevazut cu un plan de securitate;
• sa existe un raport de audit asupra sistemului informatic utilizat la emiterea, expedierea, stocarea si arhivarea facturilor fiscale electronice de catre un auditor independent de sisteme informatice, specializat si atestat. Atestatul trebuie eliberat de Asociatia de Audit si Control al Sistemelor Informatice (ISACA) – Information System Audit and Control Association;
• exemplarul 2 al facturii sa fie arhivat la compartimentul financiar-contabil;
• numarul de facturi emise lunar de societate sa fie mai mare de 25.000.

Pentru editarea intr-un singur exemplar, trebuie indeplinite urmatoarele conditii cumulative:

• obiectul de activitate trebuie sa fie prestarea de servicii sau livrarea bunurilor de utilitate publica:

– furnizarea energiei electrice, termice, a gazelor naturale si a apei;

– canalizarea;

– telefonia fixa si mobila;

– transmisia de programe TV si radio;

– alte servicii similare;

• sa existe posibilitatea din punct de vedere tehnic de reconstituire in orice moment a continutului facturii fiscale referitoare la natura serviciilor prestate, a livrarilor efectuate si a veniturilor inregistrate pe baza facturilor emise;
• exemplarul 2 al facturii fiscale arhivat pe suport WORM sa fie semnat de persoana care il intocmeste, in conformitate cu prevederile Legii nr. 455/2001 privind semnatura electronica;
• sa existe un plan de securitate a sistemului informatic care sa asigure:

-confidentialitatea si integritatea comunicatiilor;

-confidentialitatea si nonrepudierea tranzactiilor;

-confidentialitatea si integritatea datelor;

-impiedicarea, detectarea si monitorizarea accesului neautorizat in sistem;

-restaurarea informatiilor gestionate de sistem in cazul unor calamitati naturale,

evenimente imprevizibile, prin:

• arhivarea datelor utilizand tehnologia WORM (Write Once Read Many), care sa permita inscriptionarea o singura data si accesarea ori de cate ori este nevoie a informatiilor stocate;
• inregistrarea datelor din documentele financiar-contabile in timp real, in alt sistem de calcul, cu aceleasi caracteristici, care sa fie amplasat intr-o alta zona a localitatii sau intr-o alta localitate;
• alte activitati sau masuri tehnice necesare pentru exploatarea in siguranta a sistemului;
• sa existe un raport de audit asupra planului de securitate a programului informativ efectuat de o echipa formata din personal independent, specializat si atestat.
  Atestatul trebuie eliberat de Asociatia de Audit si Control al Sistemelor
  Informatice (ISACA) – Information Systems Audit and Control Association.
  

Raportul de audit asupra planului de securitate se intocmeste incepand cu exercitiul financiar 2004, pana la data de 31 martie a anului urmator.

Documentatia pentru verificarea indeplinirii conditiilor de emitere intr-un singur exemplar se depune de catre firmele in cauza la directiile generale ale finantelor publice judetene, respectiv a municipiului Bucuresti, si la Directia generala de administrare a marilor contribuabili, dupa caz.

Firmele care utilizeaza pentru emiterea facturilor intr-un singur exemplar un sistem computerizat, bazat pe date controlate si inregistrate sau calculate printr-un sistem informatic de facturare care nu implica participarea directa a persoanei care emite factura fiscala la operatiile de livrari de bunuri sau prestari de servicii, nu au obligatia sa semneze si sa stampileze facturile fiscale. Pentru a recunoaste persoana emitenta pe factura trebuie inscris un cod intern unic de identificare.

Nu se intocmeste factura fiscala pentru urmatoarele operatii asimilate livrarilor de bunuri si prestari de servicii efectuate cu plata:

• bunurile constatate lipsa din gestiune pentru care este obligatorie colectarea T.V.A.;
• bunurile achizitionate sau fabricate de orice firma, care sunt utilizate in scopuri care nu au legatura cu activitatea economica desfasurata sau pentru a fi puse gratuit la dispozitia altor persoane, numai daca s-a dedus T.V.A. pentru aceste bunuri;
• bunurile distribuite din activele unei firme catre actionarii sau asociatii sai, efectuata cu ocazia lichidarii;
• orice distribuire de bunuri din activele unei firme catre asociatii sau actionarii sai, inclusiv o distribuire de bunuri legata de lichidarea sau de dizolvarea fara lichidare a societatii;
• prestarile de servicii efectuate in mod gratuit de catre o persoana impozabila, in scopuri care nu au legatura cu activitatea sa economica pentru uzul personal al angajatilor sai sau a altor persoane, numai daca s-a dedus T.V.A.

Operatiunile mentionate se evidentiaza in formularul ,,BORDEROU cuprinzand livrari de bunuri si/sau prestari de servicii pentru care nu se emite factura fiscala, realizate in luna/trimestrul ...“ (cod 14-6-15/b). Acest formular reprezinta documentul justificativ pentru inregistrarea T.V.A. pentru alte operatiuni care se considera livrari de bunuri si/sau prestari de servicii in sensul T.V.A.

CASAREA FORMULARELOR CU REGIM SPECIAL

In conformitate cu prevederile O.M.F.P. nr. 743 din 13 mai 2004 aveti obligatia sa dispuneti casarea formularelor cu regim special aflate in stoc la data de 31 decembrie 2002 care nu au mai putut fi utilizate incepand cu data de 1 ianuarie 2003, ca urmare a intrarii in vigoare a O.M.F.P. nr. 989 din 26 iulie 2002 privind tiparirea, inserierea si numerotarea formularelor cu regim special. Formulare se scad din gestiune pe baza procesului-verbal de casare semnat de comisia de inventariere a formularelor cu regim special, desemnata de conducerea firmei.

Procesul-verbal de casare a formularelor cu regim special trebuie sa cuprinda, in mod obligatoriu, cel putin urmatoarele elemente:

• denumirea unitatii;
• numarul si data intocmirii procesului-verbal de casare;
• denumirea formularului anulat (propus pentru casare), seria si numarul aferent formularului anulat;
• data procurarii formularului anulat;
• numele si prenumele membrilor comisiei de inventariere, cu semnaturile aferente;
• viza de aprobare a conducerii firmei.

INREGISTRAREA SI SCOATEREA DIN EVIDENTA PLATITORILOR DE T.V.A.

Prin O.M.F.P. nr. 545 din 3 august 2004 s-a aprobat procedura de acordare a avizului pentru inregistrarea mentiunilor referitoare la luarea sau scoaterea din evidenta ca platitor de T.V.A. a firmelor.

Avizul se elibereaza pe baza de cerere din partea firmei, completata si depusa intr-un singur exemplar, conform modelului prezentat la sectiunea Formulare specifice.

In vederea verificarii indeplinirii conditiilor de luare sau scoatere din evidenta ca platitor de T.V.A., organul fiscal solicita in copie balanta sintetica de verificare a conturilor pentru luna precedenta depunerii cererii.

Termenul de solutionare a cererii depuse este de doua zile de la data inregistrarii acesteia la organul fiscal territorial. Avizul se intocmeste in doua exemplare din care originalul se preda firmei solicitante si copia se arhiveaza in dosarul fiscal (model prezentat la sectiunea Formulare specifice).

Avizul este valabil timp de 10 zile de la data eliberarii.

DISCIPLINA FINANCIARA A PLATILOR SI INCASARILOR IN LEI EFECTUATE IN NUMERAR

Operatiunile de incasari si plati intre persoane juridice trebuie efectuate numai prin instrumente de plata fara numerar cu urmatoarele exceptii:

• plata salariilor si a altor drepturi de personal;
• alte operatiuni de plati ale persoanelor juridice cu persoane fizice (de exemplu achizitiile de bunuri de la persoanele fizice);
• platile catre persoane juridice, in limita unui plafon zilnic maxim de 100.000.000 lei, inclusiv urmatoarele operatiuni:

-depunerile de numerar facute de persoane juridice in conturile furnizorilor de bunuri si servicii, in baza documentelor justificative legal intocmite;

-cheltuielile de deplasare in interes de serviciu efectuate de catre salariatii aflati in deplasare;

-cheltuielile de protocol ocazionate de organizarea de conferinte, simpozioane si de alte asemenea actiuni;

ATENTIE!

Subunitatile economice prevazute in actul constitutiv al firmelor (sucursale, filiale, agentii, puncte de lucru) aplica individual regulile disciplinei financiare cu respectarea urmatoarelor conditii cumulative:

1. au deschis cont intr-o societate comerciala bancara;
2. au casierie proprie.

PLATI IN NUMERAR

Prin plafon zilnic maxim de plati se intelege totalitatea platilor efectuate in numerar de o persoana juridica intr-o singura zi.

NU se cuprind in plafonul zilnic maxim de plati operatiunile de plati in numerar incadrate la exceptii.

Platile in numerar catre persoane juridice sunt acceptate in limita unui plafon zilnic maxim de 100.000.000 lei, din care platile catre o singura persoana juridica sunt admise in limita unui plafon de 50.000.000 lei.

Sunt admise platile catre o singura persoana juridica in limita unui plafon zilnic in numerar in suma de 100.000.000 lei numai in cazul platilor catre retelele de magazine de tipul Cash & Carry.

IMPORTANT:

Prin lege sunt interzise platile fragmenate in numerar catre furnizorii de bunuri si servicii, pentru facturile a caror valoare este mai mare de 50.000.000 lei. Persoanele juridice pot achita facturile cu valori care depasesc valoarea este mai mare de 50.000.000 lei catre furnizorii de bunuri si servicii dar pot efectua o singura plata de 50.000.000 lei in numerar, diferenta urmand a fi achitata numai prin instrumente de plata fara numerar.

Exemplu:

Firma Albisor cumpara de la firma Utilprod un utilaj in valoare totala de 416.500.000 lei inclusiv T.V.A., conform facturii fiscale emise in data de 05.01.05. Pentru a se incadra in prevederile legale, firma Albisor trebuie sa procedeze astfel:

– in ziua achizitiei achita in numerar furnizorului suma de 50.000.000 lei;

– in data de 10.01.05 depune direct in contul bancar al furnizorului suma de 120.000.000 lei;

– in data de 14.01.05 efectueaza plata sumei de 246.500.000 lei pe baza de ordin de plata remis prin contul sau bancar.

Sunt interzise, de asemenea, platile fragmentate in numerar catre retelele de magazine de tipul Cash & Carry pentru facturile a caror valoare este mai mare de plati catre

100.000.000 lei. Firmele cumparatoare pot achita astfel facturile cu valori care depasesc retelele plafonul de 100.000.000 lei: platesc in numerar prima transa in suma de 100.000.000 lei Cash & Carry si achita prin ordin de plata sau fila CEC diferenta.

ATENTIE!

Prin lege se permit platile fragmentate in numerar pentru facturi cu valori sub 50.000.000 lei.

Exemplu:

Firma Pansecar cumpara materii prime in valoare de 48.000.000 lei, inclusiv T.V.A., conform facturii fiscale emise de de furnizorul Moara Alba. Firma Pansecar poate achita furnizorului sau 8.000.000 lei zilnic, timp de 6 zile, diferite calendaristic.

Prin lege se permit platile fragmentate in numerar pentru facturi cu valori sub 100.000.000 lei emise de magazine de tipul Cash & Carry.

Plata facturilor cu valori mai mari de 50.000.000 lei, respectiv 100.000.000 lei in cazul magazinelor de tipul Cash & Carry, care nu au fost achitate integral pana la data de 03.10.2004 (data intrarii in vigoare a Ordonantei Guvernului nr. 94/2004 privind reglementarea unor masuri financiare) se face numai prin instrumente de plata fara numerar.

Pentru facturile stornate, aferente produselor returnate, cu valori mai mari de 50.000.000 restituirea lei, respectiv 100.000.000 lei in cazul retelelor de magazine de tipul Cash & Carry, restituirea sumelor aferente se poate efectua astfel: 50.000.000/100.000.000 lei in numerar si diferentele ramase neachitate prin instrumente de plata fara numerar.

Sumele acordate de firme angajatilor proprii cu titlu de avansuri pentru aprovizionari
diverse sunt supuse regimului platilor catre persoane juridice, fara a depasi plafonul de
100.000.000 lei.

Avansurile spre decontare acordate angajatilor se considera plati efectuate si intra in calculul plafonului zilnic maxim de plati.

PLATILE EFECTUATE CU CARD

Platile efectuate cu card nu sunt considerate plati in numerar si nu sunt luate in calculul plafonului zilnic maxim de plati.

INCASARI IN NUMERAR

Incasarile zilnice in numerar ale unei firme sunt neplafonate.

Avand in vedere restrictiile impuse la sectiunea „Plati in numerar“ trebuie sa retineti faptul ca sunt interzise incasarile zilnice in numerar mai mari de 50.000.000 lei de la o singura persoana juridica.

Prin lege este interzisa acordarea unor facilitati de pret clientilor, persoane juridice, care efectueaza plata in numerar. Acordarea unor discounturi si/sau reduceri de pret este permisa doar in diverse perioade ale anului sau cu ocazia lansarii unor promotii de produse cu respectarea urmatoarelor conditii cumulative:

• facilitatile acordate trebuie sa vizeze toate firmele, in calitate de clienti;
• facilitatile trebuie acordate fara discriminare in ceea ce priveste modalitatea de plata.

SANCTIUNI

Nerespectarea regulilor impuse de disciplina financiara reprezinta contraventii si sanctioneaza cu amenda:

• de la 50.000.000 lei la 100.000.000, pentru:

-depasirea plafonului maxim de plati de 100.000.000 lei/zi;

-nerespectarea plafonului de plati catre o singura persoana juridica in limita

unui plafon in suma de 50.000.000 lei sau 100.000.000 lei (pentru magazinele de tipul Cash & Carry);

• efectuarea de plati fragmentate in numerar catre furnizorii de materii prime, materiale, semifabricate, produse finite, obiecte de inventar, prestari de servicii, pentru facturile a caror valoare este mai mare de 50.000.000 lei. Se admit plati catre o singura persoana juridica in limita unui plafon in numerar in suma de 100.000.000 lei in cazul platilor catre retelele de magazine de tipul Cash & Carry, care sunt organizate si functioneaza in baza legislatiei in vigoare. Sunt interzise platile fragmentate in numerar catre astfel de magazine, pentru facturile a caror valoare este mai mare de 100.000.000 lei; 
• de la 25.000.000 lei la 50.000.000 lei , incasarea zilnica de la o persoana juridica peste limita de 50.000.000 lei sau 100.000.000 lei pentru magazinele de tipul Cash & Carry.