Documente emise de societate. Cand e obligatoriu capitalul social?

In randurile urmatoare, vom stabili pe ce documente trebuie inscris in mod obligatoriu si capitalul social al unei firme. In plus, se va vedea daca exista vreo diferenta intre documentele care ajung si la terti (clienti, furnizori) si cele care raman doar in cadrul unitatii.

Solutia consultantului:

Conform art. 74 din Legea societatilor 31/1990, reprublicata, cu modificarile si completarile ulterioare in orice factura, comanda (contract), tarif, prospect si alte documente intrebuintate in comert, emanand de la o societate, trebuie sa se mentioneze urmatoarele informatii:

- denumirea, forma juridica, sediul social, numarul din registrul comertului si codul unic de inregistrare (cu exceptia bonurilor fiscale, care contin elementele specifice prevazute de OUG 28/1999 privind obligatia agentilor economici de a utiliza aparate de marcat electronice fiscale, republicata, cu modificarile ulterioare);

- capitalul social (pentru societatile cu raspundere limitata), respectiv capitalul social subscris si capital social varsat (pentru societatile pe actiuni sau in comandita pe actiuni);

- mentiunea «societate administrata in sistem dualist», daca societatea pe actiuni opteaza pentru un sistem dualist de administrare;

- oficiul registrului comertului la care a fost inregistrata sucursala si numarul ei de inregistrare, pentru documentele emise de sucursala.

Obligatiei inscrierii codului de identificare fiscala propriu (codului unic de inregistrare in cazul societatilor) pe facturi, scrisori, oferte, comenzi sau pe orice alte documente emise este prevazuta si de art. 73 din Codul de procedura fiscala .

Pentru facturi elementele obligatorii ce trebuie mentionate sunt cele prevazute la art. 155 alin. 19 din Codul fiscal.

De asemenea, pentru restul documentelor financiar-contabile, conform pct. A.2 din Normele metodologice de intocmire si utilizare a documentelor financiar-contabile, aprobate prin OMEF 3512/2008 privind documentele financiar-contabile acestea trebuie sa contina urmatoarele elemente principale:

- denumirea documentului;

- denumirea/numele si prenumele si, dupa caz, sediul/adresa persoanei juridice/fizice care intocmeste documentul;

- numarul documentului si data intocmirii acestuia;

- mentionarea partilor care participa la efectuarea operatiunii economico-financiare (cand este cazul);

- continutul operatiunii economico-financiare si, atunci cand este necesar, temeiul legal al efectuarii acesteia;

- datele cantitative si valorice aferente operatiunii economico-financiare efectuate, dupa caz;

- numele si prenumele, precum si semnaturile persoanelor care raspund de efectuarea operatiunii economico-financiare, ale persoanelor cu atributii de control financiar preventiv si ale persoanelor in drept sa aprobe operatiunile respective, dupa caz;

- alte elemente menite sa asigure consemnarea completa a operatiunilor efectuate.

Apoi, conform Normelor specifice de intocmire si utilizare a documentelor financiar-contabile aprobate prin acelasi ordin fiecare formular tipizat are un continut minimal obligatoriu de informatii. Spre exemplu, in cazul Notei de receptie si constatare de diferente continutul minimal obligatoriu de informatii al formularului este urmatorul:

- denumirea unitatii;

- denumirea, numarul si data (ziua, luna, anul) intocmirii formularului;

- numarul facturii/avizului de insotire al marfii etc., dupa caz;

- numarul curent; denumirea bunurilor receptionate; U/M; cantitatea conform documentelor insotitoare; cantitatea receptionata, pretul unitar de achizitie si valoarea, dupa caz;

- numele, prenumele si semnatura membrilor comisiei de receptie, in conditiile in care se face receptia marfii primite direct de la furnizor sau data primirii in gestiune si semnatura gestionarului in situatia in care apar diferente;

- pretul de vanzare si valoarea la pret de vanzare, dupa caz, pentru unitatile cu amanuntul.

Pentru celelalte formulare, informatiile obligatorii de regasesc in Normele specifice anterior mentionate.

Dupa cum se observa documentele care ajung la terti trebuie sa contina un numar mai mare de informatii (cel putin denumire, sediul social, numarul din registrul comertului si codul unic de inregistrare) spre deosebire de cele cu circuit intern (unde este suficienta mentionarea unitatii emitente).